Sesongen for Yuksek er nå godt i gang og det har vært en del folk på anlegget fra starten av mars. Temperaturen ligger på rundt 25 grader og det er solfylte dager. Det er derfor tid for å komme med noe informasjon om anlegget og hva som er utført av vedlikehold i løpet av vinteren/våren.
Økonomi:
Fremdeles har vi utestående krav for fellesutgifter, men etter en ny purrerunde står vi nå igjen med 6 beboere som ikke har betalt fellesutgifter. Dette gjelder også purringer på gamle krav fra tidligere år. Det er svært beklagelig at dette med manglende innbetaling av fellesutgiftene tar svært mye av styrets tid og som burde vært unngått. Et krav er nå oversendt til rettsapparatet i Tyrkia, men dette tar dessverre lang tid og vi vil nå forsøke å sende inkassokrav gjennom det norske systemet, Dette medfører selvsagt at man får betalingsanmerkninger i Norge, noe som vil være uheldig for den enkelte, men vi ser ingen annen mulighet for å få inn beløpene.
Faktura for 1. halvår 2018 ble utsendt 30.01 med forfall 31.01. Dette skyldes en datafeil hos Tyrkiafryd(TF) og vi har bedt TF om bedre kontroll av utsendingen av faktura i fremtiden slik at dette ikke oppstår igjen. I fremtiden vil fakturautsending og forfall for fellesutgifter bli som følger:
- halvår: Faktura utsendes 15.01 og med forfall 01.02
- halvår: Faktura utsendes 01.07 og med forfall 15.07
Når det gjelder vedlikeholdsfondet så ble det her sendt ut purring med purregebyr og her er vi nå ajour med innbetaling, med unntak av 1 beboer.
Drift og vedlikehold:
Vi har i løpet av vinteren mottatt klager på at anlegget ikke fremstår slik det skal gjøre også i vinterhalvåret. Bl.a. gjelder dette bassenget som delvis var nedtappet og forurenset. Dette er tatt opp med TF ved flere anledninger og senest i møte hos dem den 20.03.
Etter årsmøtevedtak skal bassenget være fylt og oppvarmet til palmelørdag (24. mars), men dette var ikke tilfelle og TF måtte bekoste 2 tankvogner for å få fortgang i dette. Det understrekes at dette er en kostnad som TF har tatt, men uansett var ikke bassenget oppvarmet i tilstrekkelig grad til 24. mars.
En del vedlikeholdsoppgaver var bestilt av styret for utførelse nå i vinter. Dette var nye nedløpsrør og utvendig flislegging av A-blokka i 1 meters høyde i henhold vedlikeholdsplanen. Videre skulle gasstanken ved A-blokka fjernes og det skulle flislegges rundt kanten av bassengbaren med mosaikkflis. Styreleder mottok mail den 07.02 om at nedløpsrør og fjerning av gasstank var ferdigstilt, samt at flislegging og forberedelse av bassenget til sesongen skulle starte samme uka. Når styreleder så mottar mail fra beboere som kom nedover 3. mars om at ingenting var utført, da mister man tilliten til TF og dette ble meddelt TF i møte den 20.03.
Videre ble det ved befaring den 19.03 også registrert at nedløpsrør ikke var ført ned til dreneringskummene slik det etter kontrakt skulle gjøres. Dette arbeidet ble derfor først sluttført nå i mars/april.
Vi har overfor TF kommet med sterk kritikk av manglende oppfølging og ikke minst manglende tilbakemelding. Det kan videre informeres om at 3 ansatte har sluttet i TF. Dette gjelder Olzay som hadde ansvaret for vedlikehold/drift, Mehmet Øzterli(transfer/turer) og Yakub(regnskap). Yakub har startet for seg selv, men vil fortsatt ha regnskapet for TF.
Det er nå ansatt ny person i stillingen etter Olzay og styret ser nå forbedring i oppfølgingen av anlegget.
I løpet av mars og april er nå alle gangvegene fått ny maling og dette ble utført på dugnad like etter påske. Videre er det plantet nye flerårige blomster i anlegget, slik at hageanlegget nå er oppgradert. De bordene som tilhører solsengene ble også oljet på nytt av dugnadsgjengen. Her ble det oppdaget at vi mangler to bord og hvis det er noen som har «lånt» bord til sine terrasser så ber vi vennligst om at disse settes på plass ved bassenget.
Muren/gjerdet rundt hele anlegget har behov for reparasjon og maling. Vi har innhentet tilbud for dette arbeidet, men vi kan foreløpig ikke se å utføre hele dette i løpet av sommeren pga. økonomien. Den delen av muren som er mest ødelagt/forurenset er fra maler foreslått at den kles med flis, da dette gjør rengjøringen enklere. Dette gjelder to områder, henholdsvis ved pumpehuset ved E-blokka, samt et lite område bak vaktmesterbua. Disse områdene vil bli prioritert, dersom vi finner at vi har økonomi til dette.
Det kan videre tillegges at Styret har bedt TF om å utrede kostnader for solcelleanlegg for helt eller delvis oppvarming av bassenget. Vi har bedt om at denne kostnaden må være klar til årsmøte i september, slik at vi kan diskutere dette på møtet.
Vaktmester:
Vår nattevakt Ali har sagt opp sin stilling og har sluttet. Tidligere har det vært kontakt med Yuksek2 om felles nattevakt og dette spørsmålet ble selvsagt aktuelt å ta opp i felles møte mellom Yuksek1 og 2, samt TF. Det ble her enighet om å prøve med felles nattevakt i 1 år fra 1.juni 2018. I denne forbindelse vil nattevakten ha mobiltelefon og telefonnummer er oppslått på utsiden av porten, samt at det vil bli satt opp egen telefon på vaktbua hvor man kan nå nattevakten direkte. En forutsetning er også at telefonene i heisene knyttes opp mot denne mobiltelefonen. Styret har valgt å gå for en prøveperiode, men er klar på at dersom dette ikke fungerer vil man avslutte tiltaket tidligere. Ved felles nattevakt har vi en årlig innsparing i lønn og sosiale utgifter på ca. 13000 Tl.
Adgangskontroll:
I dag har vi hatt egen kode som benyttes ved adgang til anlegget. Dessverre er det oppdaget at denne koden er gjort kjent på nettet og det er oppdaget bl.a. taxisjåfører har kjennskap til denne koden. Styret har vurdert jevnlig skifte av kode som da betyr info til samtlige eiere, eller gå over til kodebrikke. Styret valgte det siste alternativet og det er nå innkjøpt 2 kodebrikker til hver leilighet. Disse brikkene må kvitteres ut hos vaktmester i vaktmesterbua. Med denne løsningen er det ikke nødvendig med kode og brikken benyttes ved å føre den tett opp til samme tastaturet som tidligere er brukt til inntasting av kode og porten kan da åpnes. Dersom det er eiere som ønsker flere enn 2 brikker så må det tas kontakt med TF om dette. Kodebrikken koster 20 Tl.
NB! I en overgangsfase vil det bli mulighet til også å benytte koden vi har i dag. Det vil komme info når denne koden ikke lenger er mulig å bruke og at det kun kan brukes den nye kodebrikken.
På anlegget har vi totalt 4 overvåkingskamera. Styret har mottatt et tilbud for flere kamera og med bedre kvalitet. Dette vil følges opp ved å innhente flere tilbud og en vurdering om man skal investere i en bedre overvåking av anlegget.
Vannmålere:
Som følge av kommunesammenslåinger også i Tyrkia så omfatter dette også vannverket som forsyner anlegget med vann. Her har det lenge gått «rykter» om at den enkelte eier(abonnent) må sørge for å endre nummeret på sin vannmåler ved selv å møte opp på vannverket med pass og kopi av siste faktura for å få gjennomført dette. Her tilbyr serviceselskap hjelp til dette mot betaling. Styret har undersøkt dette og vi kan ta det helt med ro, da det vil ta flere år før enn at dette kan gjennomføres og i hvert fall ikke slik det går rykter om. Husk det er en del 100-tusener som er abonnenter og det vil bli travelt på kontoret til vannverket dersom alle personlig skal møte opp for å få ordnet dette. TF regner med at det vil bli vannverket som sentralt ordner denne endringen.
Utleie:
Vi har via andre serviceselskap fått opplyst at ved utleie av leiligheter så må leietakerne fylle ut et skjema og levere dette til politiet(immigrasjonsmyndigheten). Dette er etter deres opplysninger også gjeldende for utleie til venner og familie.
Vi har nå fått klarhet i at dette ikke medfører riktighet. Utleie til venner og familie kan gjøres uten slik registrering, men dersom man eier leilighet og driver kommersiell utleie så skal slik registrering foretas. Styret anbefaler at det tas direkte kontakt med sitt eget serviceselskap dersom man leier ut leilighet i det åpne markedet, for å være sikker på om registrering kreves eller ikke.
Serviceavtale:
Dagens serviceavtale(administrasjonsavtale) for drift og vedlikehold av anlegget ble inngått med TF 10.10.2014 og med gyldighet frem til 31.12.2016. Dersom ikke avtalen ble annullert innen 3 måneder før utløp av avtalen er avtalen automatisk fornyet for 1 år. Dette gjelder også for hvert år hvor avtalen ikke annulleres før 1.oktober. Dette betyr at avtalen er gjeldende frem til 31.12.2018 og i tilfelle man ønsker å gå ut av avtalen fra og med 01.01.2019 så må dette meddeles TF før 01.10.2018.
Styret er av den oppfatning at vi nå har hatt avtale med TF i 4 år og at det bør innhentes nytt tilbud for administrasjonsavtale for anlegget. Det er helt normalt i Norge at man inngår rammeavtaler med 4 års varighet for på den måten hele tiden ha en oppdatert avtale både når det gjelder drift/vedlikehold og ikke minst økonomi.
I møte med TF er de orientert om at vi skal ut på en ny tilbudsrunde og at de også blir forespurt. Fra Styret er det forutsatt at det innhentes tilbud fra 3-5 selskaper. Vi har allerede vært i uformelle samtaler med 2 selskaper som er orientert om at det kommer en tilbudsforespørsel i løpet av mai.
Det vil bli utarbeidet et tilbudsgrunnlag som omfatter hvilke krav og ikke minst omfang avtalen skal ha. Dette vil bli utsendt i løpet av mai med frist for å levere tilbud i løpet av juni. Med en slik fremdrift vil vi kunne ta avgjørelse i årsmøte i september og dermed kunne si opp dagens avtale innen fristen på 1. oktober.
Årsmøte 2018:
Årsmøte 2018 vil bli avholdt som følger:
- årsmøte: Onsdag 19. september(Krever at minimum 37 eiere er til stede)
- årsmøte: Onsdag 26. september(Tilstrekkelig med minimum 37 eiere inkl. fullmakter)
Årsmøteinnkalling vil bli utsendt i august.
Henvendelser til styret:
Vi minner om at Styret har opprettet en egen mailadresse hvor alle beboere kan sende henvendelser til Styret som de ønsker svar på, eller saker de ønsker å informere styret om. Vi ønsker derfor at denne mailadressen skal brukes og ikke at det sendes mail direkte til styreleder eller styremedlemmer. Denne mailen har alle i styret tilgang til og henvendelser vil bli besvart løpende enten med svar umiddelbart eller svar om at saken vil bli behandlet i neste styremøte.
Mailadressen er: styret.yuksek1@gmail.com
Andreas, Hege og Leonhard |
|