Det nye styret har nå hatt sitt første møte og det er tid for å komme med informasjon til våre beboere.
Dessverre ble referatet fra årsmøte svært forsinket og ikke levert til oss innen fristen på 4 uker, selv med purringer. Referatet er nå sendt ut til alle beboerne.
På årsmøte ble det tatt opp en del saker som styret skulle følge opp og disse sakene ble diskutert på vårt styremøte. Status er følgende:
- Jord bak mur ved C- og D-blokka er nå gravd bort fra muren og ny drenering er lagt.
Vi har gitt beskjed til Tyrkiafryd at muren må rengjøres og sprekker repareres.
- Kommunen har ryddet opp ved søppelbeholderne, men dessverre har våre naboer på nytt fylt opp med grener og bildekk. Dette ble påtalt og det er nå på nytt ryddet rundt beholderne, men dette må følges opp.
- Forslag til instruks for valgkomiteen som ble fremlagt i møte vil bli videre bearbeidet og styret vil legge frem et forslag på neste årsmøte.
- De problemer vi har med de nye solsenger hvor skruer løsner og må etterteites tror vi at vi har funnet en løsning for med bruk av «Loctite skruelåsing». Vi vil få vaktmestrene til å gjennomføre dette i løpet av vinteren. Så får vi håpe at dette løser problemet.
- Det ble på årsmøte diskutert innglassing av terrasser og hvor generalforsamlingen gav styret fullmakt til å undersøke saken nærmere. Etter årsmøte ble det for leder fremlagt en skriftlig redegjørelse/orientering fra kommunen som viser at så lenge styret godkjenner innglassingen så er dette tilstrekkelig.
Styret har drøftet saken og var enig om at man ikke kan kreve riving av de innglassinger som allerede er installert. Styret er imidlertid svært opptatt av at fremtidige innglassinger som omsøkes, gjøres likt for de enkelte leiligheter og at det benyttes samme glasstype. Styret gjorde følgende vedtak:
- Styret godkjenner at de innglassinger som er foretatt kan bli stående.
- Alle fremtidige innglassinger skal omsøkes til Styret. Ved søknaden skal det vedlegges en tegning/skisse hvordan innglassingen skal bygges, samt beskrivelse av glasstype(«mørkhetsgrad»på glasset). Videre forutsettes at innglassingen foretas som foldbar glassfelt.
- Styret sender ut info om dette til samtlige beboere, samt på sameiets hjemmeside.
- De fleste nøkler til leilighetene oppbevares i vaktbua. Vi har ved flere anledninger oppdaget at disse nøklene ligger fremme og tilgjengelig når vaktbua har vært åpen og ingen vaktmestre til stede. Vi tok dette opp med Tyrkiafryd og de ble bedt om å gå til innkjøp av nøkkelskap/safe.
Det er nå installert nøkkelsafe med kodelås, slik at nøklene nå skal være sikkert oppbevart.
- I høst har alle tilfluktsrom i kjelleren blitt låst. Dette er tatt opp med Styret som en uheldig praksis, da tilfluktsrommene da mister sin hensikt og med de uroligheter vi har opplevd i Tyrkia så ønsker man at tilfluktsrommene skal være tilgjengelige til enhver tid. Med bakgrunn i dette har styret fattet følgende vedtak:
- Styret vedtar at alle tilfluktsrommene står ulåst, dette for å sikre at man har tilgang dersom det skulle oppstå uroligheter som krever at man tar disse rommene i bruk. Det er imidlertid viktig at dørene er lukket, slik at ikke skadedyr som rotter og mus kan få tilgang til disse rommene.
- Styret sender ut info til samtlige beboere og på hjemmesiden hvor det orienteres om at tilfluktsrommene ikke skal benyttes som lager for utrangerte møbler eller annet inventar, men at de holdes ryddig, samt at dører skal være lukket.
Andre vedlikeholds- og driftsoppgaver:
Vi har flere ganger påtalt dårlig renhold av dusjer ved bassenget. Tyrkiafryd er bedt om å lage rutiner for vaktmestrene når det gjelder rengjøring av dusjer og ikke minst dusjhoder.
Det er nå fjernet 3 oliventrær mellom bassengområdet og C- og D-blokka. Disse vil bli erstattet av 2 appelsintrær og 2 plommetrær.
Det er løsnet fliser både i bassenget og på noen områder rundt bassenget. Dette er påtalt overfor Tyrkiafryd og vi mener at dette er en garantisak. Tyrkiafryd sier at de ikke har garanti for arbeid som gjelder «vedlikehold» og dette arbeidet går inn under årlig vedlikeholdsarbeid. De har kun garanti for nye tiltak f.eks. legging av fliser på gulv/vegger hvor det ikke har vært fliser tidligere.
Da Yuksek ble bygget ble det også anlagt en pumpebrønn som benyttes for vann til bassenget og hageanlegget. Styret ble under befaring på anlegget oppmerksom på at vann herfra blir også levert til Yuksek 2 uten at de har betalt sin del for drift- og vedlikehold av dette anlegget. Fra og med 2016 vil strømutgifter og andre drift- og vedlikeholdsutgifter for anlegget bli fordelt likt mellom Yuksek 1 og Yuksek 2.
Styret vil videre følge opp overfor Tyrkiafryd når det gjelder purringer på manglende innbetaling av fellesutgifter. Det vil bli utsendt en ny purring nå i november og dersom det da ikke betales vil saken bli oversendt til retten. Når det gjelder faktura for innbetaling til vedlikeholdsfondet så vil Styret selv administrere dette, da dette er innbetaling til en norsk bankkonto som styret disponerer og skal benyttes til ekstraordinært vedlikehold.
Vedlikeholdsplan.
Styret jobber med en vedlikeholdsplan slik årsmøte har bedt om. Tyrkiafryd er i gang med å kostnadsberegne de ulike tiltakene som omfatter følgende:
- Installering av vannfilter inkl. UV-stråling på hovedinntaket for vannforsyningen til anlegget. Dette vil gi drikkevannskvalitet på vannet i alle leiligheter og fjerner kalk som gjør skade på varmtvannsberedere, vaskemaskiner m.m.
- Nedløp av fra takrenner legges på utsiden av vegger og ikke slik som i dag hvor nedløp ligger innvendig. Dette er forebyggende når det gjelder vannskader.
- Flislegging av grunnmur til 1 meter over bakkenivå, utvendig og i innganger. Dette for å hindre avskalling og gjentakende pussing og maling.
- Ekstra vedlikehold av bassenget og utstyr i teknisk rom.
- Utvendig maling av alle blokker
- Evt. installasjon av solceller for bruk til oppvarming av bassenget for å redusere strømutgiftene.
- Årlig spyling av avløp fra terrasser som stadig går tett. Dette er diskutert med Tyrkiafryd for å få det inn i rutiner som skal gjøres hvert år og som ikke skal belastes vedlikeholdsfondet.
- Kostnader for oppgradering av kjellerleilighet i D2 for fremtidig utleie til beboere som har behov for ekstra leilighet ved besøk.
Vedlikeholdsplanen vil bli satt opp med en varighet på 5 år.
Dato for kommende årsmøter:
I årsmøte ble det vedtatt at kommende årsmøter skal holdes siste uke i september. Styret har derfor satt opp følgende plan for årsmøter de første 5 årene:
- 2017 – Tirsdag 26.09.2017
- 2018 – Tirsdag 25.09.2018
- 2019 – Tirsdag 24.09.2019
- 2020 – Tirsdag 29.09.2020
- 2021 – Tirsdag 28.09.2021
Henvendelser til styret:
Styret har opprettet en egen mailadresse hvor alle beboere kan sende henvendelser til Styret som de ønsker svar på, eller saker de ønsker å informere styret om. Vi ønsker derfor at denne mailadressen skal brukes og ikke at det sendes mail direkte til styreleder eller styremedlemmer. Denne mailen har alle i styret tilgang og henvendelser vil bli besvart løpende enten med svar umiddelbart eller svar om at saken vil bli behandlet i neste styremøte.
Mailadressen er: styret.yuksek1@gmail.com
Neste styremøte er fastlagt til 28.11.2016
Styret. |